Pesanan masuk lewat chat. Pesanan lain dicatat di buku. Stok dicek dengan bertanya ke orang di toko. Saat akhir minggu, pemilik harus mengumpulkan semuanya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.
Membawa bisnis tradisional ke online dimulai dengan membuat pekerjaan itu lebih mudah dipantau. Untuk UMKM Indonesia maupun bisnis yang berkembang di tempat lain, sistem digital yang berguna menghubungkan pengalaman pelanggan dengan pekerjaan tim di belakangnya.
Mulai dari satu proses berulang, tentukan siapa yang bisa memperbaruinya, lalu tampilkan hasilnya dalam dashboard bersama.
1. Temukan pekerjaan yang paling menghambat
Sebelum memilih software, ikuti satu pesanan nyata sejak pertanyaan pertama hingga selesai. Di mana informasinya dicatat? Siapa yang memeriksa ketersediaan? Siapa yang memperbarui status pembayaran atau pengiriman? Kapan tim harus menanyakan hal yang sama lagi?
Pilih hambatan yang paling sering terjadi. Bisnis rental mungkin membutuhkan tanggal ketersediaan yang jelas. Toko membutuhkan daftar stok bersama. Usaha jasa membutuhkan jadwal dan pembagian staf. Sistem pertama sebaiknya menyelesaikan kebutuhan tersebut.
- Catat informasi yang dibutuhkan untuk setiap pesanan.
- Tentukan orang yang terlibat dan data yang boleh diubah.
- Pilih hasil yang ingin diperbaiki, misalnya mengurangi pesanan terlewat atau mempercepat pengecekan stok.
2. Berikan cara memesan yang jelas
Website responsif dapat menjelaskan layanan, menampilkan produk, dan mengumpulkan permintaan yang terstruktur. Minta informasi yang benar-benar dibutuhkan tim, supaya pelanggan tidak harus mengulanginya melalui banyak pesan.
Untuk bisnis berbasis janji temu, data itu bisa berupa layanan, tanggal pilihan, dan kontak. Untuk toko, bisa berupa produk, jumlah, dan detail pengiriman. Jika pembayaran atau ketersediaan masih menunggu konfirmasi, jelaskan statusnya sebelum pelanggan mengirim.
3. Hubungkan pesanan dengan sistem admin
Form online adalah langkah awal. Aplikasi web bisnis dapat menempatkan permintaan baru di dashboard, memberi nomor referensi, dan memungkinkan staf berwenang memperbarui catatan yang sama. Pemilik melihat gambaran menyeluruh, sementara staf mengakses tugas sesuai perannya.
Fitur yang dapat disesuaikan mencakup login admin, izin akses staf, status pesanan, data pelanggan, stok, invoice, dan ekspor laporan. Pilih fitur berdasarkan alur kerja. Sistem sederhana yang digunakan konsisten lebih berguna daripada sistem besar yang sulit dipahami.
4. Siapkan data dan latih tim
Rapikan daftar produk, nama layanan, harga, dan kolom pelanggan sebelum memindahkannya. Sepakati aturan sederhana: siapa yang membuat catatan, siapa yang mengubah status, dan kapan pembaruan dilakukan.
Uji proses dengan contoh nyata, termasuk pesanan batal, perubahan tanggal, dan produk yang tidak tersedia. Berikan panduan singkat kepada staf. Tentukan cara pencadangan, ekspor, dan koreksi data sebelum sistem digunakan setiap hari.
5. Evaluasi hasil, lalu kembangkan
Setelah alur pertama berjalan, lihat kendala yang masih ada. Apakah detail pesanan lengkap? Apakah stok bisa dipercaya? Bisakah pemilik menemukan laporan mingguan tanpa mengumpulkan file terpisah? Gunakan hasilnya untuk memilih perbaikan berikutnya.
Planioo menggabungkan digitalisasi bisnis dan jasa pengembangan aplikasi web. Mulai dengan menjelaskan cara bisnis berjalan saat ini, pekerjaan yang berulang, dan informasi yang ingin Anda lihat di satu tempat. Brief tersebut lebih berguna daripada daftar fitur yang terlalu panjang.
Apa yang bisa mempermudah bisnis Anda?
Ceritakan cara kerja bisnis Anda saat ini dan hal yang ingin diperbaiki. Kami membantu merancang solusi kreatif atau digital yang tepat.
Mulai proyek